VEREINSFACH einfach erklärt.

Verein einrichten

Die Ersteinrichtung besteht aus drei kurzen Schritten.

1. Vereinsname und Kürzel festlegen; optional das Vereinslogo hochladen.
2. Standard-Jahresbeitrag, Fälligkeit und falls vorhanden die Gläubiger-ID eintragen.
3. Vereinsanschrift und Ansprechpartner ergänzen und den AV-Vertrag bestätigen.

Eine bestehende Mitgliederliste wird bewusst erst danach unter Mitglieder → Liste importieren übernommen. So bleibt die Ersteinrichtung kurz und ein fehlerhafter Listenimport blockiert nicht die Vereinsanlage.

Die Übersicht

Hier seht ihr auf einen Blick aktive Mitglieder, bezahlte und offene Beiträge sowie den Erledigt-Anteil des Beitragsjahres.

Über die Jahresauswahl oben kann jederzeit auf frühere Beitragsjahre zurückgeschaut werden. Für vergangene Jahre zeigt VEREINSFACH die damaligen beitragspflichtigen Mitglieder anhand der gespeicherten Beitragsdatensätze – nicht die heutige Mitgliederzahl.

Schnellwege

• Digitale Beitritte → offene Anträge prüfen oder den Beitrittslink verschicken.
• Beiträge einziehen → SEPA und offene Beiträge.
• Zahlungen verbuchen → eingegangene Beiträge als bezahlt markieren.
• Offene Beiträge → nur die noch nicht erledigten Fälle.

Mitglieder verwalten

1. „+ Mitglied hinzufügen“ wählen.
2. Vorname und Nachname eintragen; Abteilung / Gruppe aus der hinterlegten Liste auswählen. E-Mail ist optional. Unter „Weitere Angaben“ können bei Bedarf Geburtsdatum, Telefon und Adresse ergänzt werden.
3. Beitragsart auswählen. Der passende Jahresbeitrag wird eingesetzt und kann bei Sonderfällen händisch angepasst werden. Bei Bedarf IBAN sowie SEPA-Mandat ergänzen.
4. Speichern. VEREINSFACH legt den Beitrag für das aktuelle Jahr mit an.

Eintritt mitten im Jahr

Beim Anlegen eines neuen Mitglieds wird der normale Jahresbeitrag als Grundlage gespeichert. Für das Eintrittsjahr kann separat gewählt werden: voller Jahresbeitrag, anteilig ab Eintrittsmonat, eigener Betrag oder in diesem Jahr kein Beitrag. Das Eintrittsdatum und die Fälligkeit können angepasst werden; standardmäßig liegt die Fälligkeit 14 Tage nach dem Eintritt.

Die anteilige Berechnung erfolgt monatsweise einschließlich des Eintrittsmonats. Beispiel: 120 € Jahresbeitrag und Eintritt im Oktober ergeben für Oktober bis Dezember 30 €. Ab dem Folgejahr gilt wieder automatisch der normale Jahresbeitrag von 120 €.

Wird „Dieses Jahr kein Beitrag“ gewählt, merkt sich VEREINSFACH die Beitragsbefreiung für genau dieses Beitragsjahr. Das Mitglied taucht deshalb nicht später unter „fehlende Beiträge anlegen“ auf. Im Folgejahr gilt wieder der normale Jahresbeitrag.

Über die Mitgliedsdetails können Mitgliedsnummer, Abteilung / Gruppe, E-Mail, Geburtsdatum, Telefon, Adresse, Beitragsart, individueller Beitrag, IBAN und Mandatsdaten später geändert werden. Eine Beitragsart dient dabei als Vorlage; der konkrete Jahresbeitrag des Mitglieds kann unabhängig davon händisch angepasst werden.

Digitaler Vereinsbeitritt

„Digitale Beitritte“ ist als eigener Schnellzugriff im unteren Bereich der Seitenleiste und zusätzlich direkt auf der Übersicht erreichbar. Jeder Verein erhält einen öffentlichen Beitrittslink. VEREINSFACH stellt automatisch eine Standard-Beitrittserklärung bereit, die angesehen und als PDF heruntergeladen werden kann. Eine eigene Vereins-PDF ist optional und ersetzt dann die Standardversion. Interessenten füllen ihre Daten ohne VEREINSFACH-Konto online aus. Der Antrag erscheint anschließend unter „Neue Beitritte“ und wird erst nach Prüfung mit „Als Mitglied übernehmen“ in die Mitgliederverwaltung übernommen. Vor der Übernahme entscheidet der Verein auch hier über den Beitrag im Eintrittsjahr: voll, anteilig, eigener Betrag oder kein Beitrag. Erst danach wird der passende Beitrag für das aktuelle Jahr angelegt.

Mehrere Beitragsarten

Unter Einstellungen → Beiträge kann ein Verein optional mehrere Varianten anlegen, zum Beispiel Erwachsene, Jugend, Familie oder Passiv. Jede Beitragsart hat einen eigenen Jahresbetrag. Beim digitalen Beitritt wählt das neue Mitglied eine Variante aus; VEREINSFACH übernimmt diese Auswahl und den zugehörigen Betrag automatisch. Sind keine Beitragsarten angelegt, bleibt der einfache Standardbeitrag aktiv.

Die VEREINSFACH-Standard-Beitrittserklärung zeigt vorhandene Beitragsarten zum Ankreuzen. Ohne Beitragsarten wird kein fester Betrag eingedruckt, sondern auf die aktuell gültige Beitragsordnung des Vereins verwiesen.

Listen importieren & exportieren

Unter Mitglieder → Liste importieren werden .xlsx-, .xls- und .csv-Dateien übernommen. VEREINSFACH sucht in der Datei nach der passenden Tabelle und der wahrscheinlichsten Kopfzeile, auch wenn über der eigentlichen Liste noch Überschriften stehen. Spalten werden automatisch vorgeschlagen und können vor dem Import geändert werden.

Übernommen werden können unter anderem Mitgliedsnummer, Name, Abteilung / Gruppe, E-Mail, Geburtsdatum, Telefon, Anschrift, Eintrittsdatum, Beitragsart, Jahresbeitrag, Beitragsstatus, Zahlungsdatum, IBAN und Mandatsdaten. Eine Kombination aus „Name“ und „Vorname“ wird als Nachname + Vorname erkannt; eine einzelne Spalte „Name“ kann als kompletter Name verwendet werden.

Dubletten und fehlerhafte Daten werden vor dem Speichern angezeigt. Bei Dubletten kann bewusst aktualisiert, übersprungen oder neu angelegt werden. Der gesamte Import wird gemeinsam gespeichert: schlägt eine Zeile fehl, bleibt der Import unverändert. Erkannte Gruppen werden anschließend in die Vereinsabteilungen übernommen.

1. Datei auswählen.
2. Spaltenzuordnung prüfen.
3. Vorschau, Dubletten und Korrekturhinweise kontrollieren.
4. Import starten.

Enthält die Alt-Liste einen Beitragsstatus wie „bezahlt“, „offen“ oder „kein Beitrag“, kann dieser mit übernommen werden. „Kein Beitrag“ wird als Beitragsbefreiung für dieses Jahr gespeichert und später nicht durch „fehlende Beiträge anlegen“ überschrieben. Ohne Status wird der Beitrag des aktuellen Jahres als offen angelegt. Ein bereits bezahlter Beitrag kann beim Import nicht nachträglich auf „kein Beitrag“ gestellt werden.

Beiträge & Zahlungen

Die Summen Gesamt, Bezahlt und Offen beziehen sich immer auf das ausgewählte Beitragsjahr. Beitragsarten sind Vorlagen; der konkrete Beitrag eines einzelnen Mitglieds kann bei Bedarf davon abweichen.

1. Offenen Beitrag auswählen.
2. Zahlungsbearbeitung öffnen.
3. Zahlungsdatum wählen; zukünftige Daten werden nicht akzeptiert.
4. Speichern. Der Beitrag fließt danach automatisch in die Finanzen ein.

Fehler lassen sich korrigieren: Zahlungsdatum ändern oder Zahlung wieder auf offen setzen.

SEPA & Erinnerungen

Für einen vollständigen SEPA-Datensatz werden Vereins-IBAN, Gläubiger-ID, Mitglieds-IBAN, Mandatsreferenz, Mandatsdatum und ein gültiger offener Beitrag benötigt.

VEREINSFACH prüft vor dem Export Vereins-IBAN, Gläubiger-ID, Betrag, Mitglieds-IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum. Fehlende oder ungültige Angaben werden mit dem betroffenen Mitglied angezeigt; solange Fehler vorhanden sind, bleibt der Download gesperrt. Das Einzugsdatum liegt standardmäßig 14 Tage in der Zukunft und kann angepasst werden.

Nach dem SEPA-Export

Exportierte offene Beiträge erhalten den Statushinweis „SEPA vorbereitet“ mit dem geplanten Einzugstermin. Sie bleiben bis zum tatsächlichen Zahlungseingang offen, werden aber nicht noch einmal in eine neue SEPA-Datei aufgenommen und auch nicht in Zahlungserinnerungen vorgeschlagen. Damit wird ein versehentlicher doppelter Einzug vermieden.

Wurde eine erzeugte Datei nicht bei der Bank eingereicht oder von der Bank abgelehnt, kann genau dieser SEPA-Lauf im SEPA-Fenster zurückgesetzt werden. Einen bereits bei der Bank eingereichten Lauf nicht zurücksetzen.

Nach dem tatsächlichen Geldeingang wird der Beitrag wie gewohnt als bezahlt verbucht. Für andere noch unbehandelte offene Beiträge kann zusätzlich eine CSV für Zahlungserinnerungen erzeugt werden.

Finanzen & Belege

Bezahlte Mitgliedsbeiträge erscheinen automatisch. Beim Verbuchen eines Mitgliedsbeitrags wird festgelegt, ob die Zahlung über Bank oder Kasse eingegangen ist; diese Zahlungsart erscheint anschließend auch in der Finanzübersicht. Zusätzliche Einnahmen und Ausgaben werden manuell erfasst.

• Einnahmen z. B. Spende, Zuschuss, Sponsoring, Veranstaltung.
• Ausgaben z. B. Verband, Versicherung, Material, Miete, Trainer oder Verwaltung.
• Zahlungsart: Bank oder Kasse.
• Belege: PDF, PNG, JPG oder WebP bis 10 MB.

Beim Speichern mit neuem Beleg wird die Datei zuerst sicher hochgeladen und die Buchung anschließend mit dem Dateipfad gespeichert. Scheitert die Buchung, wird der neu hochgeladene Beleg wieder entfernt.

Die Jahresauswahl zeigt das aktuelle Jahr und Jahre mit vorhandenen Finanz- oder Zahlungsvorgängen. Der Excel-Export erzeugt eine echte .xlsx-Datei mit Jahresübersicht und Buchungsliste. Zusätzlich steht PDF/Drucken zur Verfügung.

Einstellungen, Team & Sicherheit

Hier werden Logo, Name, Kürzel, Abteilungen / Gruppen, Vereins-IBAN, Gläubiger-ID, Standardbeitrag, optionale Beitragsarten, Fälligkeit und AVV-Status verwaltet. Abteilungen werden einmal angelegt und stehen danach beim Mitglied, beim Bearbeiten und beim digitalen Beitritt als Auswahl bereit.

Teamzugänge

Weitere Personen können mit einem eigenen persönlichen Login zum Verein hinzugefügt werden. Im Vereinsalltag haben alle Teammitglieder dieselben Arbeitsrechte: Mitglieder, Beiträge, Finanzen und Einstellungen können gemeinsam bearbeitet werden. Pro Verein sind maximal 10 Zugänge möglich – inklusive des Hauptkontos.

Neue Einladungen werden in der Teamliste zunächst als „Einladung offen“ angezeigt. Erst nach dem vollständigen Einrichten des persönlichen Passworts gilt der Zugang als angenommen. Offene Einladungen können zurückgezogen und anschließend neu versendet werden.

Das Hauptkonto ist in der Teamliste gekennzeichnet. Nur dieses Konto kann den Verein vollständig löschen. Entfernt sich das Hauptkonto selbst, wird die Eigentümerschaft nur an ein bereits vollständig eingerichtetes Teammitglied übertragen.

Jedes Teammitglied kann Mitglieder, Beiträge, Finanzen und Einstellungen bearbeiten, weitere Teammitglieder einladen und den Tarifbereich öffnen. Die vollständige Löschung des Vereins bleibt ausschließlich dem Hauptkonto vorbehalten.

Tarif & Testzeit

• 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung.
• Monatlich: 7,90 €.
• Jährlich: 79 €.
• Zahlung, Rechnungen, Zahlungsart und Kündigung laufen über Stripe.
• Eine Kündigung wirkt zum Laufzeitende; bis dahin bleibt der Zugang aktiv.

Wenn eine Zahlung noch verarbeitet wird, zeigt VEREINSFACH einen eigenen Status und verhindert einen versehentlichen zweiten Tarifabschluss. Scheitert ein erster Zahlungsversuch während der kostenlosen Testzeit, läuft die verbleibende Testzeit weiter. Scheitert später eine Abo-Zahlung nach Ende der Testzeit, wird die Bearbeitung gesperrt, bis Stripe wieder eine erfolgreiche Zahlung meldet.

Nach Ende von Test oder Abo bleiben die vorhandenen Vereinsdaten lesbar und können exportiert werden. Änderungen, neue Beitritte, Buchungen und andere Schreibaktionen sind bis zur erneuten Freischaltung gesperrt.

Neue Passwörter müssen mindestens 12 Zeichen lang sein. Vereinsdaten werden technisch getrennt und personenbezogene Daten sind erst nach Annahme des aktuellen AV-Vertrags erreichbar.

Daten sichern, kündigen & löschen

Die vollständige Vereinslöschung kann nur über das Hauptkonto gestartet werden.

Der vollständige Excel-Export enthält Verein, Mitglieder, Beitrittsanträge, Beitragsarten, Beiträge, Finanzen und AVV-Nachweis. Original-Belegdateien und hochgeladene PDFs müssen bei Bedarf zusätzlich separat gesichert werden.

1. Daten und benötigte Belege sichern.
2. Ein aktives Stripe-Abo zuerst kündigen.
3. Unter Einstellungen „Verein & Konto löschen“ öffnen.
4. Aktuelles Passwort und exakt „VEREIN LÖSCHEN“ eingeben.
5. Letzte Warnung bestätigen.

Hilfe, Support & Verbesserungen

Im angemeldeten Bereich gibt es den Menüpunkt „Hilfe & Support“. Dort kann das Handbuch geöffnet, eine Supportanfrage gesendet oder direkt ein Verbesserungsvorschlag eingereicht werden. Die letzten Meldungen des Vereins bleiben dort mit ihrem Bearbeitungsstatus sichtbar.

Der Supportbereich bleibt auch erreichbar, wenn die kostenlose Testzeit oder ein Abo beendet ist.

Wenn etwas nicht klappt

• Anmeldung: E-Mail/Passwort prüfen oder Passwort-Reset nutzen.
• SEPA nicht bereit: IBAN, Gläubiger-ID und Mandatsdaten prüfen.
• Beitrag fehlt in Finanzen: prüfen, ob er als bezahlt markiert ist.
• Falscher Mitgliedsbeitrag: Mitglied öffnen, Beitragsart prüfen und den Jahresbeitrag bei Bedarf individuell anpassen.
• Beleg-Upload: PDF/PNG/JPG/WebP, maximal 10 MB.
• Keine Mitgliederdaten: AVV-Status und aktiven Zugang prüfen.